Fraude

De helft van alle fraudegevallen in een bedrijf wordt mogelijk gemaakt door onvoldoende interne controle. Een groot deel van deze fraudes heeft te maken met handelsgoederen en contant geld. Vaak gaat het om retourgoederen, breuk- en schadeartikelen waar in het bedrijf te weinig aandacht aan wordt besteed. We geven u een tweetal recente voorbeelden van fraudes op dit gebied en een handreiking om dit te voorkomen.

In dit geval gaat het om een tweetal handelsondernemingen, een kledingzaak en een bedrijf in automaterialen waar sprake was van onverklaarbare voorraadverschillen en kastekorten.
In beide bedrijven werd, na analyse door een fraudeadviesbureau, duidelijk dat er veel producten retour werden genomen. Dit was met behulp van de kassaregistraties vast te stellen. Het verschil was dat er bij de kledingzaak veel goederen retour werden geboekt die zich dicht bij de kassa bevonden en bij de autohandel kwamen er artikelen retour die nooit verkocht waren.

Ook werd vastgesteld dat er geen sluitende kassaprocedures waren waardoor niet vast te stellen viel welke kassamedewerker (m/v) verantwoordelijk was voor kasverschillen en de verkooptransacties.
Diverse medewerkers werkten op de kassa met dezelfde "usercode".

Na de installatie van een verborgen camera kwam de waarheid snel aan het licht: Bij de kledingzaak werd vastgesteld dat een verkoopster regelmatig kleding retour scande die vlak bij de kassa in het rek hing. De geldwaarde van de gescande artikelen werd door de verkoopster daarna uit de kassalade genomen.
De verkoper van automaterialen scande in de pauze retourgoederen op de "usercode" van een van zijn collega's en nam dan het bijbehorende bedrag als "zakgeld" uit de kassa.

Deze medewerkers legden snel een bekentenis af nadat zij met de feiten werden geconfronteerd. Zij verklaarden door geldproblemen tot deze fraude te zijn gekomen. Ontslag op staande voet was hun beloning.

In dit geval werd de fraude ontmaskerd door een extern bureau maar een bedrijf dat zelf goede interne controlemaatregelen neemt op de geld- en goederentransacties had dit probleem in een vroeg stadium kunnen signaleren en oplossen.

Echter bij een goede interne controle op de kassaverkopen met voldoende oogtoezicht, sluitende kassaprocedures en regelmatige analyse van geconstateerde voorraadverschillen, was het waarschijnlijk niet zo ver gekomen. Het mag niet gebeuren dat verschillende medewerkers dezelfde "usercode" gebruiken. Regelmatige analyse van retourgoederen is belangrijk.

Smoezen van fraudeurs

Het zal u niet verbazen dat fraudeurs altijd wel een reden hebben om hun frauduleus gedrag te rechtvaardigen. Wij geven u een aantal veelvoorkomende en soms ook wel grappige smoezen.
Bij het horen van sommige smoezen moet u zich als ondernemer eens achter de oren krabben, misschien kunt u er iets mee.

• Het ging zo makkelijk
• Als mijn baas geen opslag geeft, zorg ik zelf wel voor extra inkomen
• Ik kreeg van mijn vrouw geen zakgeld en wil ook wel eens wat eten in de kantine
• Weet u wel wat het leasen van mijn BMW per maand kost
• Iedereen in het bedrijf neemt spullen mee naar huis, waarom zou ik het dan niet mogen
• Mijn vakantiegeld was op en ik moest er echt even tussen uit
• Ik wilde de interne controle in het bedrijf testen. Die was dus niet goed
• Ik wilde niet stelen en was echt van plan het terug te betalen
• Mijn baas neemt ook altijd spullen mee naar huis. Als hij het mag waarom ik dan niet.

In de Adviseur nummer 2 van 2005 gaven wij u een aantal concrete tips om fraude met retourgoederen te voorkomen. Leest u dit artikel nog eens door!
(Ontleend aan Hoffmanns Recherchetips voor het bedrijfsleven).

Noot
Het installeren van een verborgen camera in uw bedrijf kan niet zo maar even "stilletjes" en zonder medeweten van uw medewerkers gebeuren. Uit het oogpunt van privacy zult u dit gemotiveerd moeten aankondigen. Doet u dit niet dan kunt u problemen krijgen met de acceptatie van het camerabewijs bij een procedure voor de rechtbank.